Antwoord schriftelijke vragen GroenLinks en Gemeentebelangen over Openbare Ruiimte

Op 14 maart jl. hebt u schriftelijke vragen ex art. 39 van het Reglement van Orde van de Oosterhoutse gemeenteraad gesteld over meldingen op het gebied van de openbare ruimte. Wij beantwoorden uw vragen als volgt.

Vraag 1. Hoeveel meldingen zijn er in 2016 binnen gekomen over de Openbare Ruimte bij de gemeente Oosterhout via de manieren waarop dit mogelijk is (App MijnGemeente, Digitaal formulier, Telefonisch, per brief, ...)?
Antwoord 1. Over 2016 hebben wij geen gedetailleerde gegevens. Dat heeft te maken met het feit dat in het toenmalige zaaksysteem de meldwijze niet consequent juist werd geregistreerd. Wel weten we hoeveel meldingen in 2016 met het formulier zijn gemeld. Dat levert het volgende beeld
op:
Aantal totaal: 6563 Aantal met formulier: 2089 (32%)
Een melding kan telefonisch worden gedaan, aan de balie en door middel van het digitale formulier. Vanaf oktober 2016 kan hiervoor ook de Mijngemeente-app gebruikt worden. Over deze mogelijkheid hebben wij eind december 2016 extern gecommuniceerd. Vanaf 2017 hebben wij een gedetailleerder inzicht in de wijze waarop meldingen worden gedaan. Dat leidt tot het volgende inzicht voor de periode 1 januari t/m 13 maart van dit jaar:
Meldwijze 2017 Aantallen tot 14 maart Percentage
Mijngemeente App 718 42%
Telefoon 610 35%
Internet (formulier) 278 16%
Buitenbeter App 70 4%
Email (contactformulier) 16 1%
Social media 10 1%
Eigen waarneming 9 1%
Balie 8 0%
Op straat 3 0%
Het percentage gebruik van het formulier is in de eerste twee-en-een-halve maand van dit jaar dus met de helft afgenomen ten opzichte van 2016 (van 32 naar 16 procent).

Vraag 2. Wat is het aantal meldingen dat in 2015 binnen is gekomen over de Openbare Ruimte bij de gemeente Oosterhout (uitgesplitst naar de verschillende manieren waarop deze in 2015 gemeld konden worden)?
Antwoord 2 . Onder verwijzing naar ons antwoord op uw vraag 1., hierbij het totaal aantal meldingen dat in 2015 via het formulier is gemeld:
Aantal totaal 6127 Aantal met formulier 1703 (28%)

Vraag 3. Is het College van mening dat het indienen van een melding over de Openbare Ruimte (ook via het webformulier) zo eenvoudig mogelijk gemaakt moet worden?
Antwoord 3 . Voor ons staat voorop dat een geconstateerde melding zo snel en efficiënt mogelijk moet worden opgepakt en afgehandeld. Om ervoor te zorgen dat de betreffende medewerker van de dienst direct de juiste actie op de melding kan ondernemen, is het soms nodig de melder een paar extra vragen te stellen. Met de nieuwe werkwijze kunnen we meldingen volledig digitaal afhandelen. Hierdoor wordt de gemiddelde doorlooptijd aanzienlijk verlaagd. Zo is de gemiddelde doorlooptijd van het totaal aantal meldingen teruggedrongen van ongeveer acht naar ongeveer drie werkdagen. Het aantal meldingen dat op de dag van melding of de dag daarna wordt afgehandeld, is gestegen van 25 naar rond de vijftig procent. Vanzelfsprekend is en wordt bij deze nieuwe werkwijze gekeken naar een zo laagdrempelig mogelijke wijze van melding. De nieuwe app levert daaraan ons inziens een belangrijke bijdrage. De app heeft daarbij als voordeel dat meerdere meldingen weliswaar steeds afzonderlijk moeten worden gedaan, maar dat het slechts één keer nodig is de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats) in te voeren. Wie op de app inlogt met zijn DigiD, hoeft deze gegevens overigens niet in te voeren, omdat dan automatisch een koppeling wordt gemaakt met de NAW-gegevens.

Vraag 4. Bent u bereid om te kijken naar de mogelijkheden om het formulier Openbare Ruimte te vereenvoudigen (minder stappen en ook de mogelijkheid om verschillende meldingen in één keer door te geven)?
Antwoord 4. Gezien de balans die er nu is tussen gebruiksgemak en efficiency, zien wij geen reden op korte termijn de mogelijkheden te onderzoeken om het formulier aan te passen. Eerst zullen we de effecten van het gebruik van de nieuwe app, in relatie tot het formulier, in beeld brengen.