Op 9 augustus jl. hebt u schriftelijke vragen ex art. 41 RvO gesteld over de uitzendmarathon van de ORTS. Wij hebben besloten deze vragen te beantwoorden door middel van het schetsen van een beeld van de vergunningaanvraagprocedure. Hierin komen de door uw fractie gestelde vragen aan bod.

Procedure vergunningaanvraag

In de onlangs door uw gemeenteraad vastgestelde nota Evenementenbeleid staat dat de gemeente waarde hecht aan een goede evenementenprogrammering in de stad. Dit impliceert dat ze vanuit een positieve houding (nieuwe) evenementen wil beoordelen. Adagium daarbij is: daar waar mogelijk, wordt medewerking verleend. Vanuit die positieve grondhouding hebben wij ook de aanvraag van de lokale omroep ORTS voor een uitzendmarathon beoordeeld.

Om exact die reden hebben wij ons ook bereid getoond het initiatief in procedure te brengen, hoewel de ORTS pas begin juli contact met ons heeft gezocht. Normaliter staat, volgens onze APV, voor de vergunningaanvraag een termijn van twaalf weken. Die periode is onder andere opgenomen om advies te kunnen inwinnen bij de hulpdiensten. Door het verzoek alsnog in behandeling te nemen, hebben wij onszelf de verplichting opgelegd het benodigde overleg in een aanzienlijk kortere periode af te wikkelen.

Complicerende factor was bovendien dat er begin juli nog geen sprake was van een uitgewerkt verzoek, maar slechts van een idee-op-hoofdlijnen voor een radiomarathon met inzet van enkele lokale dj’s. Onze inzet is er vervolgens op gericht geweest dit idee verder, samen met de ORTS, te concretiseren. Daarbij hebben wij steeds aangegeven dat, hoewel er aan onze kant uitdrukkelijk sprake was van de principebereidheid tot medewerking, de definitieve beslissing op het vergunningverzoek daarmee nog niet was afgegeven. Die zou afhangen van de verdere uitwerking van het verzoek.

In de aanloop naar het weekeinde van 12 augustus werd evenwel allengs duidelijk dat:

o de insteek van de organisatoren was veranderd (van marathonuitzending met inzet van enkele dj’s naar een house-evenement van bovenlokale uitstraling);

o de organisatie geen garanties kon geven over maatregelen ter beperking van de geluidsoverlast;

o daarmee ook het effect op de directe omgeving – zowel in toeschouwersaantallen als te produceren decibellen– aanzienlijk zou veranderen.

o de organisatie geen antwoord kon geven, zelfs niet bij benadering, op de vraag hoe veel publiek met name de optredens van de dj’s zouden trekken;

o daarmee eveneens het risicoprofiel van het evenement veranderde.

Dit veranderende risicoprofiel is vervolgens van doorslaggevende betekenis gebleken in de beoordeling van het initiatief. Immers, grote publieksevenementen moeten voldoen aan andere veiligheidseisen dan kleine activiteiten (zoals aanvankelijk ook het idee van de uitzendmarathon). Zo moet hiervoor bijvoorbeeld een veiligheidsplan worden opgesteld. Hiermee is derhalve een intensievere en langere voorbereidingstijd – niet in de laatste plaats met de hulpdiensten – gemoeid. De vergelijking die uw fractie in vraag 5 maakt met de Oosterhoutse kermis gaat daarom ook mank, aangezien voor dit evenement een uitgebreid draaiboek (inclusief veiligheidsplan) voorhanden is.

Het feit dat de Markt en omgeving de komende periode vaker het toneel is van grootschalige evenementen, heeft daarnaast ook een rol gespeeld in de belangenafweging die geleid heeft tot het niet verlenen van de vergunning.

Relatie met zapbudget

Zapsubsidie is bedoeld om lokale nieuwe initiatieven voor jongeren te stimuleren. Er is geen (beleidsmatige) koppeling tussen subsidieverstrekking enerzijds en afgifte van een vergunning anderzijds. Bij de communicatie over de subsidieverstrekking is de organisatoren wel gewezen op de noodzaak over een vergunning te beschikken.

Gewekte verwachtingen

Zoals uit bovenstaande mag blijken, is het nooit de bedoeling van de gemeente geweest bepaalde verwachtingen te wekken bij de organisator. In alle contacten is aangegeven dat het evenement vergunningplichtig was en dat hiervoor een procedure doorlopen diende te worden. Dat de ORTS, ondanks het niet hebben van een vergunning, toch financiële verplichtingen is aangegaan, komt naar onze mening volledig voor verantwoordelijkheid van die organisator.

Ten slotte

De ervaringen met dit initiatief van de ORTS benadrukt overigens de noodzaak voor de gemeente in een zo vroeg mogelijk stadium met organisatoren helderheid te krijgen over de kaders waarbinnen evenementen kunnen plaatsvinden. De door uw raad vastgestelde Nota evenementenbeleid biedt hiervoor voldoende handvatten (evenementencoördinator, handboek voor organisatoren, publieksfolder).

Aangezien wij van mening zijn dat in deze beantwoording in meer algemene zin alle aspecten zijn behandeld die u in uw vragen aan de orde hebt gesteld. Om die reden hebben wij ook besloten af te zien van afzonderlijke beantwoording van uw vragen.