Op 12 september jl. hebt u schriftelijke vragen ex art. 41 van het Reglement van Orde van de Oosterhoutse gemeenteraad gesteld over het onderzoek naar declaraties bij de gemeente Oosterhout. Wij beantwoorden uw vragen als volgt.
Vraag 1. Kunt u aangeven wat de redenen zijn geweest om een nader extern onderzoek in te stellen dat specifiek gericht is op het declaratiegedrag van één van de leden van het college, te weten de burgemeester?
Antwoord 1. Bureau BING heeft het volledige interne rapport herbeoordeeld. De reden tot het inwinnen van de second opinion bij BING was gelegen in de onduidelijkheid die – ook na consultatie van de VNG – bestond over de toepassing van de rechtspositionele regelingen van de burgemeester.
Vraag 2. Waar zijn deze redenen terug te vinden in de “Rapportage Quick Scan Rechtmatig gebruik van regelingen” respectievelijk de “Rapportage Inhoudelijke Beoordeling Rechtmatig gebruik van regelingen”?
Antwoord 2. Deze redenen zijn terug te vinden op bladzijde 15 (vanaf “afgevraagd wordt …), bladzijde 18 en 19 (3.2.4 verhuiskostenregeling), bladzijde 20 ( vanaf “omtrent de rechtmatigheid …) van de “Rapportage Inhoudelijke Beoordeling Rechtmatig gebruik van regelingen”.
Vraag 3. Kunt u aangeven wat de redenen zijn geweest om geen nader extern onderzoek in te stellen naar het declaratiegedrag van de overige collegeleden?
Antwoord 3. De vooronderstelling die aan uw vraag ten grondslag ligt, is een onjuiste. Aan bureau BING is opdracht gegeven een review uit te voeren op de totale rapportage ‘Quick scan rechtmatig gebruik van regelingen’ en een second opinion te geven op de conclusies en aanbevelingen. Daarnaast is gevraagd om de afwijkingen in de rapportage ‘inhoudelijke beoordeling Rechtmatig gebruik van regelingen’ te beoordelen en te adviseren over de afwerking van de uitkomsten van de rapportages.
Vraag 4. Is het nadere externe onderzoek naar het declaratiegedrag van de burgemeester ingesteld door de gemeentesecretaris en/of door het collegelid Jan Peters?
Antwoord 4. De gemeentesecretaris heeft, in overleg met de directie en wethouder Peters, opdracht verstrekt aan bureau BING.
Vraag 5. Op welke manier(en) en op welk(e) moment(en) is het college c.q. zijn de individuele collegeleden op de hoogte gesteld (door de gemeentesecretaris en/of anderen) van (het voornemen tot) dit nadere externe onderzoek?
Antwoord 5. De burgemeester is direct na het directieoverleg van 5 oktober 2011 door de
gemeentesecretaris in een persoonlijk gesprek geïnformeerd. De gemeentesecretaris en wethouder Peters hebben het college geïnformeerd in de eerste collegevergadering volgend op het directieoverleg.
Vraag 6. Is dit externe onderzoek ingesteld en uitgevoerd volgens de regels die hiervoor opgesteld zijn in de verordening artikel 213a?
Antwoord 6. De audit ‘Quick scan rechtmatig gebruik van regelingen’ betreft een artikel 213aonderzoek dat het doel had inzicht te krijgen in de getroffen maatregelen die rechtmatig gebruik van regelingen waarborgen binnen de organisatie en binnen het college. Bij brief van 7 februari 2012 is de gemeenteraad geïnformeerd over de resultaten van dit onderzoek. Deze audit is uitgevoerd met inachtneming van de ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Oosterhout, artikel 213a Gemeentewet’. Naast deze audit heeft een inhoudelijke toetsing plaatsgevonden op declaraties door middel van deelwaarnemingen en detailcontroles. De resultaten hiervan zijn neergelegd in de ‘Rapportage inhoudelijke beoordeling Rechtmatig gebruik van regelingen’ van 6 oktober 2011. Het gaat hierbij om een inhoudelijke toetsing door middel van een interne controle door het ambtelijk apparaat en niet om een onderzoek naar doelmatigheid of doeltreffendheid, zoals vastgelegd in artikel 2 van bovengenoemde verordening. Wij zijn dan ook van mening dat dit onderzoek – en daarmee ook de
second opinon van bureau BING – niet onder de werking van deze verordening valt.
Vraag 7. Wat is de reden dat het besluit tot het opstarten van een dergelijk onderzoek blijkbaar niet genomen is door het college van b. en w., maar door in elk geval de gemeentesecretaris?
Antwoord 7. Het BING-onderzoek is uitgevoerd omdat er interpretatieverschillen bestonden over toepassing van regelgeving. Deze second opinion is toegevoegd aan het interne rapport. Dit is gebeurd met het oog op een zorgvuldige besluitvorming binnen het college. Volgens de artikelen 1 tot en met 3 van de Instructie voor de gemeentesecretaris, die voortvloeit uit artikel 103 van de Gemeentewet, is dit betreffende besluit dus de uitdrukkelijke bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de secretaris.
Vraag 8. Wat is de reden dat er nu door de directie besloten is om van dit gebruikelijke hoor en wederhoor af te zien?
Antwoord 8. Bij de eerste bespreking van het concept-rapport heeft wethouder Peters aangegeven dat de onderzoekers zich dienden te beperken tot een weergave van hun bevindingen.
Vraag 9. Vindt het college het terecht dat ambtelijk een dergelijk besluit genomen is zonder hier blijkbaar het college bij te betrekken?
Antwoord 9. Zoals wij in ons antwoord op vraag 8. al hebben aangegeven, is hier geen sprake van een ambtelijk besluit om van hoor en wederhoor af te zien. Verder verwijzen wij graag naar paragraaf 7.1.2. van het rapport van bureau BING, waarin wordt vermeld dat het zorgvuldig was geweest als hoor en wederhoor had plaatsgevonden. Het college heeft in zijn vergadering van 11 september 2012 de conclusies en aanbevelingen uit het BING-rapport onderschreven.